Algemeen:

Op deze (sub-)pagina kan je de instellingen zetten voor declaraties, welke gebruikt kunnen worden in de licentie. Er zijn drie typen declaraties in te stellen, te weten op basis van bedrag, duur en op basis van een aantal eenheden. Ook is het mogelijk om bij de opties duur en aantal eenheden gebruikt te maken van een routeberekening op basis van Google Maps. Daarnaast kan je ook per declaratie aangeven of hij wel of niet beschikbaar dient te zijn in de paspoort app.

In het scherm declaratietypen kan je switchen tussen alle regels, actieve regels en niet actieve regels.

Nieuwe declaratie aanmaken:

Je kan een nieuwe declaratie aanmaken door rechtsboven op het plusje te klikken en je krijgt dan een pop-up scherm/wizard. hieronder wordt per type uitgelegd wat de eventuele mogelijkheden zijn en welke instellingen hierbij van toepassing zijn.

Declaratie op basis van bedrag:

Een declaratie op basis voor bedrag kan worden gebruikt voor het declareren van vaste of variabele bedragen. Hierbij kun je denken aan reiskosten, VOG, rijbewijs en vrije bedrag declaratie.

Wizard Stap 1, declaratie type toevoegen op basis van bedrag:

Bedrag:

Hier kun je het (vaste) bedrag invullen.

Declaratie aanpasbaar:

Wanneer het bedrag door de indiener is aan te passen of zelf in te voeren, dient deze optie te zijn aangevinkt.

Beschikbaar in “Mijn vergoedingen App”:

Wanneer deze staat aangevinkt is de declaratie voor iedereen die vergoedingen mag indienen via de app beschikbaar.

Wizard Stap 2, declaratie type toevoegen op basis van bedrag:

Onbelast Deel:

Bedrag:

Hier kan je het onbelaste deel in de vorm van een vast bedrag van de vergoeding invoeren. Dit bedrag kan dan naar een andere kostenpost worden geplaatst in een eventuele salarisexport.

Percentage:

Hier kan je het onbelaste deel in de vorm van een percentage van de vergoeding invoeren. Dit bedrag kan dan naar een andere kostenpost worden geplaatst in een eventuele salarisexport.

Instellingen:

Omschrijving:

Hier kan je de naam invoeren zoals men hem kan vinden in het systeem bij het indienen van een declaratie.

Kostenpost:

In het veld Kostenpost dient de waarde ingevoerd te worden, welke gebruikt wordt in de template voor de salarisexport.

Status:

In het veld status kan je de declaratie actief of niet actief zetten.

Declaratie op basis van duur

Een declaratie op basis van duur kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld reistijd, maar ook voor uren welke niet dienen te worden ontdubbeld. De declaratie is dan op basis van tijdseenheden in relatie tot een niveau uit het tarieventabel en er kan een in te stellen maximum duur worden ingevuld. Ook is het mogelijk om gebruik te maken van routeberekening voor bijvoorbeeld reistijd. De routeberekening berekent dan wat de normale reistijd zou zijn en geeft deze weer.

Wizard Stap 1, declaratie type toevoegen op basis van duur:

Duur:

Hier kan je indien gebruik gemaakt wordt van een vaste duur voor deze declaratie, deze invullen.

Duur maximaal:

Wanneer er een maximum is vastgesteld voor deze declaratie, kan je deze hier instellen.

Niveau:

Hier bepaal je tegen welk niveau de declaratie dient te worden vergoed.

Onbelast deel:

Hier kan het onbelast deel van de declaratie ingevoerd worden.

Toon routeberekening:

Wanneer de declaratie bedoeld is voor reistijd, kan er gebruik gemaakt worden van een routeberekening door het systeem. Deze berekent dan de tijdsduur.

Declaratie is aanpasbaar:

Wanneer men zelf de duur mag invoeren of aanpassen dient dit vinkje aan te staan.

Beschikbaar in “mijn vergoedingen App”:

Hiermee kan je aangeven of de declaratie beschikbaar dient te zijn in de Paspoort App, voor het indienen via de app.

Wizard Stap 2, declaratie type toevoegen op basis van duur:

Onbelast Deel:

Bedrag:

Hier kan je het onbelaste deel in de vorm van een vast bedrag van de vergoeding invoeren. Dit bedrag kan dan naar een andere kostenpost worden geplaatst in een eventuele salarisexport.

Percentage:

Hier kan je het onbelaste deel in de vorm van een percentage van de vergoeding invoeren. Dit bedrag kan dan naar een andere kostenpost worden geplaatst in een eventuele salarisexport.

Instellingen:

Omschrijving:

Hier kan je de naam invoeren zoals men hem kan vinden in het systeem bij het indienen van een declaratie.

Kostenpost:

In het veld Kostenpost dient de waarde ingevoerd te worden, welke gebruikt wordt in de template voor de salarisexport.

Status:

In het veld status kan je de declaratie actief of niet actief zetten.

Declaratie op basis van aantal eenheden

Een declaratie op basis van eenheden kan worden gebruikt bij kilometerdeclaratie of bij een vastgesteld bedrag per eenheid.

Wizard Stap 1, declaratie type toevoegen op basis van aantal eenheden

Eenheid tarief:

Hier kan je het bedrag per eenheid ingeven.

Minimaal aantal:

Wanneer er een minimaal aantal is vastgesteld, kan deze hier worden ingevoerd.

Maximaal aantal:

Wanneer er een maximum aantal eenheden per declaratie is bepaald, kan deze hier worden ingevuld.

Onbelast deel:

Hier kan het onbelast deel per eenheid worden ingevoerd.

Toon routeberekening:

Wanneer deze optie is ingeschakeld berekent het systeem de aantal eenheden/kilometers.

Tijd vergoeden:

Wanneer routeberekening is aangevinkt kan ook direct een declaratie op basis van duur worden aangemaakt. Deze moet dan wel zijn ingesteld en je kan daar in deze keuzelijst uit kiezen.

Declaratie is aanpasbaar:

Wanneer men zelf het aantal eenheden mag in voeren moet deze zijn aangevinkt. ander houdt hij het minimum aan.

Beschikbaar in “mijn vergoedingen app”

Met deze instelling kan je aangeven of de declaratie beschikbaar dien te zijn in de Paspoort App.

Wizard Stap 2, declaratie type toevoegen op basis van eenheden:

Onbelast Deel:

Bedrag:

Hier kan je het onbelaste deel in de vorm van een vast bedrag van de vergoeding invoeren. Dit bedrag kan dan naar een andere kostenpost worden geplaatst in een eventuele salarisexport.

Percentage:

Hier kan je het onbelaste deel in de vorm van een percentage van de vergoeding invoeren. Dit bedrag kan dan naar een andere kostenpost worden geplaatst in een eventuele salarisexport.

Instellingen:

Omschrijving:

Hier kan je de naam invoeren zoals men hem kan vinden in het systeem bij het indienen van een declaratie.

Kostenpost:

In het veld Kostenpost dient de waarde ingevoerd te worden, welke gebruikt wordt in de template voor de salarisexport.

Status:

In het veld status kan je de declaratie actief of niet actief zetten.

Declaratie wijzigen of verwijderen:

Voor het wijzigen van de status (actief / niet actief) of wanneer hij nog niet is toegepast op een gesloten betaal periode, kan je deze wijzigen. Je dot dit door achter op de regel op het pennetje te klikken en je krijgt dan een pop-up scherm (gelijk aan declaratie aanmaken) waarin je wijzigingen kunt doorvoeren of in stap twee de declaratie actief of niet actief kunt zetten.

Het verwijderen van een declaratie kan alleen wanneer hij nog niet is toegepast op een declaratie. Is dit wel het geval dien de regel op inactief gezet te worden.