Op deze pagina vind je het stappenplan om succesvol met de import tool te werken.
De import tool VMS is een optionele functionaliteit dat vanaf december 2022 in gebruik is genomen bij de eerste Veiligheidsregio’s. Het doel van de functionaliteit is om grote hoeveelheden momenten in te kunnen plannen met zo min mogelijk inspanning (efficiëntie).
Om de import tool voor jouw organisatie beschikbaar te stellen, is het nodig dat de consultant van Magenta deze (1) openzet in Beheer en (2) hiervoor het juiste rapport aanmaakt.
_________________________________INTERNAL USE ONLY_________________________________
Stap 1.
Stap 2.
________________________________INTERNAL USE ONLY__________________________________
Om de importtool in te zetten, volg je de volgende drie stappen:
Download het Excel-bestand waarin de momenten zullen worden aangemaakt.
Vul het Excel-bestand in.
Upload het Excel-bestand met de nieuwe momenten.
1.Downloaden
Ga naar de pagina Import/Export onder het tabblad Management.
Rechtsboven op deze pagina staat de knop Exporteren, klik hier op door om de optie Rapportage maken te kiezen.
Nu krijg je een pop-up scherm te zien met een wizard van drie stappen. In de eerste stap kies je de rapportage Jaarplanning momenten en ga je door naar stap 2.
In stap 2 kun je de geavanceerde opties aanpassen. Indien je geen .XSLX (Excel), maar een XML-bestand wil downloaden kun je dat hier aanvinken. In de laatste stap kun je het bestand opnieuw genereren, openen, en downloaden.
2. Het Excel-bestand
Open het gedownloade Excel-bestand. De naam van het bestand is willekeurig en bevat vaak een combinatie van cijfers en letters. Bovendien heeft een andere bestandsnaam geen invloed op de upload in de volgende stap.
Het document kent zes werkbladen, waarvan slechts de eerste genaamd Te plannen momenten wordt ingevuld om nieuwe momenten aan te maken. De andere vijf werkbladen tonen de totaaloverzichten die bestaan in Veiligheidspaspoort. Dit betreft:
· Cycli
· Sjabloon momenten
· Locaties
· Middel-typen
· Middelen
Met behulp van deze andere werkbladen, bouwen we gemakkelijk momenten op in het eerste werkblad door middel van de Excel-functie Verticaal zoeken. Dit betekent dat we slechts de witgekleurde kolommen hoeven/mogen aanpassen. De bijpassende namen vindt Excel automatisch, hierdoor is de kans klein op typfouten.
De verplichte velden zijn cyclus ID en Sjabloon ID, en de bijbehorende data. Optioneel kun je ook locaties en middelen aan een moment koppelen.
3. Uploaden
Ga terug naar de pagina Import/Export onder Management. Klik hier rechtsboven op het +’je (Toevoegen).
Je krijgt nu een pop-up scherm te zien. Allereerst upload je hier het bestand dat je zojuist hebt bewerkt met de nieuwe momenten.
Klik nu door op Volgende. Dit document wordt in de volgende stap gecontroleerd, zodat er geen ongewenste fouten geïmporteerd kunnen worden en er opschoningsacties benodigd zijn. Uiteraard is het de gebruiker zijn eigen verantwoordelijkheid dat de momenten juist in het Excel-document zijn gezet. Dit blijft een handmatige actie en controle.
Fouten
Indien er fouten worden geconstateerd tijdens de validatie, dan zal dit in de volgende stap duidelijk worden. De import tool is voorzien van een uitvoerig feedbacksysteem. Zo geeft het terug in welke cel de fout zich begeeft, van welke kolom, het type foutmelding en tot slot wat de invoer was. Zie de afbeelding hieronder ter visualisatie.
In dit geval kies je ervoor om de foutmeldingen te noteren en deze poging te annuleren of met de knop linksonder Opnieuw. Vervolgens ga je terug naar het Excel-document om de aangewezen fouten te verbeteren. Zodra er geen fouten (meer) zijn geconstateerd, kies dan voor de optie Opslaan. De nieuwe momenten zijn verwerkt door de import tool.
