Algemeen

Op deze pagina vind je het stappenplan om succesvol met de import tool te werken.

De import tool VMS is een optionele functionaliteit dat vanaf december 2022 in gebruik is genomen bij de eerste Veiligheidsregio’s. Het doel van de functionaliteit is om grote hoeveelheden momenten in te kunnen plannen met zo min mogelijk inspanning (efficiëntie).

Het stappenplan

Om de import tool voor jouw organisatie beschikbaar te stellen, is het nodig dat de consultant van Magenta deze (1) openzet in Beheer en (2) hiervoor het juiste rapport aanmaakt.

Klaarzetten import tool VMS (door MagentaMMT)

Stap 0.1. Openzetten van de module in Beheer (MagentaMMT)

Open

Stap 0.2. Het rapport aanmaken/openzetten (MagentaMMT)

Open

Om de importtool te gebruiken, volg je als gebruiker de volgende drie stappen:

Stap 1. Download het Excel-bestand waarin de momenten zullen worden aangemaakt.

Om uiteindelijk nieuwe momenten in het VeiligheidsPaspoort te zetten, zal eerst een actueel overzicht van de sjablonen, cycli en momenten moeten worden opgehaald en gedownload. Dit is een Excel-bestand waarin de volgende stap de nieuwe momenten ingevuld kunnen worden.

Ga naar de pagina Import/Export onder het tabblad Management.

Rechtsboven op deze pagina staat de knop Exporteren, klik hier op door om de optie Rapportage maken te kiezen.

Nu krijg je een pop-up scherm te zien met een wizard van drie stappen. In de eerste stap kies je de rapportage Jaarplanning momenten en ga je door naar stap 2 van de pop-up.

In stap 2 kun je de geavanceerde opties aanpassen. Indien je geen .XSLX (Excel), maar een XML-bestand wil downloaden kun je dat hier aanvinken. In de derde en tevens laatste stap kun je het bestand opnieuw genereren, openen, en downloaden.

Stap 2. Vul het Excel-bestand in.

Open het gedownloade Excel-bestand. De naam van het bestand is willekeurig en bevat vaak een combinatie van cijfers en letters. Bovendien heeft een andere bestandsnaam geen invloed op de upload in de volgende stap.

Het document kent zes werkbladen, waarvan slechts de eerste genaamd Te plannen momenten wordt ingevuld om nieuwe momenten aan te maken. De andere vijf werkbladen tonen de actuele overzichten van Cycli, Sjabloon momenten, Locaties, Middel-typen en Middelen die bestaan in deze licentie van het Veiligheidspaspoort.

Met behulp van deze andere werkbladen, bouwen we gemakkelijk momenten op in het eerste werkblad door middel van de Excel-functie Verticaal zoeken. Dit betekent dat we slechts de witgekleurde kolommen hoeven/mogen aanpassen, waarna de gekleurde cellen automatisch worden ingevuld. De bijpassende namen vindt Excel automatisch, hierdoor is de kans klein op typfouten.

De verplichte velden zijn Cyclus ID en Sjabloon ID, en de bijbehorende data (dag en tijd). Optioneel kun je ook Locaties en Middelen aan een moment koppelen.

Stap 3. Upload het Excel-bestand met de nieuwe momenten.

Nu deze nieuwe momenten in het Excel-bestand zijn aangemaakt, is de laatste stap om deze in het VeiligheidsPaspoort te importeren.

Ga terug naar de pagina Import/Export onder Management. Klik hier rechtsboven op het +’je (Toevoegen).

Je krijgt nu een pop-up scherm te zien. Allereerst upload je hier het bestand dat je zojuist hebt bewerkt met de nieuwe momenten.

Klik nu door op Volgende. Dit document wordt in de volgende stap gecontroleerd, zodat er geen ongewenste fouten geïmporteerd kunnen worden en er opschoningsacties benodigd zijn.

Fouten in het importbestand

Indien er fouten worden geconstateerd tijdens de validatie, dan zal dit in de volgende stap duidelijk worden. De import tool is voorzien van een uitvoerig feedbacksysteem. Zo geeft het terug in welke cel de fout zich begeeft, van welke kolom, het type foutmelding en tot slot wat de invoer was. Zie de afbeelding hieronder ter visualisatie.

In dit geval kies je ervoor om de foutmeldingen te noteren en deze poging te annuleren of met de knop linksonder Opnieuw. Vervolgens ga je terug naar het Excel-document om de aangewezen fouten te verbeteren en doe je een nieuwe poging om te importeren. Zodra er geen fouten (meer) zijn geconstateerd, kies dan voor de optie Opslaan. De nieuwe momenten zijn verwerkt door de import tool.