Algemeen

Alle activiteiten die zijn aangemaakt in de licentie en waar vergoedingen aan zitten, komen terug in een overzicht op deze pagina. Er wordt onderscheid gemaakt in de vier soorten vergoedingen, waardoor elk soort haar eigen overzicht in een ander tabblad heeft:

• Activiteiten

• Correcties

• Declaraties

• Periodiek

Vergoedingen/activiteiten/correcties/declaraties/periodiek ophalen

Voor het ophalen van vergoedingen, dienen twee waarden ingegeven te worden.

Waarde 1, Groep, perso(o)n(en) of accordeercode.

In de linker kolom (boomstructuur of personen selectie) kan je via het hamburgermenu aangeven of je wilt zoeken in de groepen structuur of op lijstweergave.

Open

Open

Veranderen van weergave in de overzichten

In de groepen structuur kan je in het zoekvenster een waarde invoeren of de boom open vouwen voor het selecteren van een groep of persoon. In lijst weergave kan je in het zoekvenster zoeken op naam of in het venster eronder op accordeercode. Voer je een accordeercode in dan worden alle personen opgehaald die via hun dienstverband deze accordeercode hebben.

Waarde 2, Periode

In het rechter vak kan je bovenin de periode instellen waarover je de vergoedingen wilt ophalen. Je kan hier kiezen voor een vooraf ingestelde betaalperiode (1), of voor een zelf te kiezen periode (2).

Vergoedingen ophalen

Wanneer Waarde 1 en 2 zijn ingesteld kan d.m.v. de knop “vergoedingen ophalen” de vergoedingen worden opgehaald over de geselecteerde personen en periode.

Per tabblad worden zo de regels weergegeven en de totalen die volgen uit de gefilterde zoekopdracht staan onderaan de tabel horizontaal weergegeven.

Ontdubbelen van activiteiten

Er is een rapportage beschikbaar dat toont welk totaalbedrag er is ontdubbeld.

Navigeer naar de pagina Activiteiten overzicht om een rapport te genereren waarin het totaal van de ontdubbelingen per periode staat opgesomd.

Tabbladen

Tabblad Activiteiten

Algemeen activiteiten

Het tabblad activiteiten toont alle activiteiten van de geselecteerde paramaters. Het is mogelijk om zelf kolommen in te stellen en filters toe te passen.

Een activiteit is altijd op basis van tijdsblokken welke zijn in te stellen bij de instellingen. In de meeste gevallen zijn dit tijdsblokken van 15 min of 30 min. Wanneer er op een tijdsblok twee activiteiten zijn geboekt, worden deze op basis van de instellingen ontdubbeld.

Activiteiten aanmaken

Wanneer je voor een of meerdere personen een activiteit/vergoeding wilt aanmaken, kan dit door het doorlopen van de volgende stappen:

1. Selecteer in de linker kolom de perso(o)n(en) of groep, waarvoor je de activiteit/vergoeding wilt aanmaken.

2. Klim in de rechterkolom bij de iconen op het icoon met de plus teken.

3. Je komt nu in een wizard waar je diverse velden dient in te voeren. Enkele van deze velden zijn verplicht en voorzien van een *. Onderin kan je de periode invoeren waarvoor de activiteit van toepassing is en het is tevens mogelijk om dezelfde activiteit op meerdere perioden aan te maken.

4. Na het invoeren van de waarden klik je op opslaan en worden de regels aangemaakt.

Filmpje aanmaken activiteit/vergoeding

Activiteit opbouw/informatie inzien

Wanneer je meer informatie van de activiteit/vergoeding wilt inzien kan je in de regel op het icoontje met de de i in het rondje te klikken. Er wordt dan een pop-up getoond met een tabblad met aanvullende informatie over de activiteit en een tabblad met de tijdsblokken welke gekoppeld zijn.

Activiteit bewerken

Wanneer je nog in een open betaalperiode zit en de activiteit nog niet is gecontroleerd en of geaccordeerd, is het mogelijk om een activiteit welke via het activiteitenoverzicht is aangemaakt of via de vergoedingen in de “Paspoort App”, nog te bewerken. Door in de betreffende regel op het icoontje met het pennetje te klikken, kan je de activiteit nog bewerken.

Activiteit verwijderen

Binnen een open periode en wanneer de activiteit/vergoeding nog niet is geaccordeerd, is het mogelijk om deze indien foutief te verwijderen. Door in de betreffende regel op het icoontje met de prullenbak te klikken, wordt de regel verwijderd.

Activiteiten her-calculatie

Binnen VP is het mogelijk om activiteiten te her-calculeren in geval dat iemand op terugwerkende kracht een andere salarisschaal heeft of wanneer er uren her-berekend moeten worden van 1 persoon over een ander vergoedingstarief.

Je kan deze actie uitvoeren door in het activiteitenoverzicht aan de rechterkolom op het icoontje met het vierkantje met hierin +-x= te klikken.

Je krijgt nu een wizard waarbij ja kan kiezen voor “ik wil activiteiten hercalculeren” of “Ik wil activiteiten bijwerken met huidige salarisschaal” Je dient hier in stap 1, de verplichte velden in te vullen en in stap twee kan je de verschillen zien. Indien akkoord en een waarde anders dan 0, kan je klikken op volgende en wordt de vergoedingsregel aangemaakt.

Activiteiten opnieuw uitrekenen

Doordat het systeem vergoedingen over eenzelfde tijdsblok kan ontdubbelen en tussentijds wijzigingen in instellingen kunnen zijn, is het soms nodig om vergoedingen opnieuw uit te laten rekenen.

Je kan dit doen door alle personen of een groep te selecteren in de linker kolom, dan de periode te kiezen en vergoedingen op te halen. Selecteer de activiteiten en klik in de rechterkolom op het icoon met de 3 puntjes. je krijgt nu een pull down menu en klik op opnieuw uitrekenen.

Tabblad Correcties

Algemeen Correcties

Correcties worden aangemaakt over een bestaande activiteit in een gesloten periode of voor een vergeten activiteit in een gesloten periode. In dit scherm kan je regels zien die in deze periode worden uitbetaald of die voor deze periode zijn aangemaakt. Je kan hier tussen switchen door de keuzebolletje om te zetten.

Correcties zijn ook op basis van tijdsblokken, alleen vindt hier geen ontdubbeling op plaats.

Correctie toevoegen op een activiteit in een gesloten periode

Het kan gebeuren dat er bijvoorbeeld een activiteit foutief is geboekt en en deze een uur langer had moeten duren. Doordat de vergoedingsperiode waarin de activiteit is gemaakt reeds is gesloten en je toch een correctie wil toevoegen, kan dit door de volgende stappen te doorlopen.

1. Selecteer de persoon/personen of groep, in de linker kolom waarvoor de mutatie van toepassing is.

2. Selecteer de periode waarin de activiteit is vergoed.

3. Haal de vergoedingen op.

4. Zoek de regel met de activiteit waarvoor je de correctie wilt aanmaken en klik op het icoontje in de regel met een documentje en rondje.

5. Je krijgt nu een wizard waarin je een aantal gegevens dient/kan invoeren.

   1. Een verplichte waarde is de vergoedingsperiode waarin de vergoeding vergoed moet worden. (dit is meestal de eerstvolgende open periode).

   2. Ook dien je aan te geven of er een + of - aantal uren moet worden toegepast.

   3. Indien van toepassing kan nog een onbelast deel worden ingegeven maar dit zal in de meeste gevallen 0 zijn omdat er al over de eerste activiteit een onbelast deel is verwerkt.

6. Klik op opslaan.

7. In het tabblad correcties zie je hem nu terugkomen.

Correctie/Mutatie toevoegen (vergeten activiteit in een gesloten periode)

Wanneer men is vergeten om een opkomst bij oefening en of uitruk op tijd in te voeren of is er nog een activiteit vergeten in te voeren in de app of activiteitenoverzicht over een gesloten periode, dan kan je een correctie/mutatie aanmaken in een open periode. Voor het toevoegen volg onderstaande stappen:

1. selecteer in de linker kolom de persoon, personen of groep, waarvoor je de correctie wilt aanmaken.

2. Selecteer in de rechterkolom het icoontje met het plusje.

3. Je krijgt nu een wizard waarin je diverse velden kunt invullen en de velden met een sterretje verplicht zijn.

4. klik op opslaan en de regel wordt aangemaakt.

Tabblad Declaraties

Algemeen Declaraties

In het tabblad declaraties kan je declaraties aanmaken en worden de declaraties weergegeven.

Declaraties kunnen zijn op basis van eenheden voor bijvoorbeeld kilometers, bedrag voor bedrag declaratie en op basis van duur. Declaraties worden niet ontdubbeld en kan dus gelijktijdig met activiteiten geboekt worden.

Ook voor declaraties geld dat deze ook in een gesloten periode aangemaakt kunnen worden en je kan switchen met het keuze bolletje.

Aanmaken declaratie:

1. selecteer in de linker kolom de persoon, personen of groep, waarvoor je de declaratie wilt aanmaken.

2. Selecteer in de rechterkolom het icoontje met het plusje.

3. Je krijgt nu een wizard waarin je eerst het soort declaratietype moet kiezen.

4. Afhankelijk van het soort declaratietype dat je hebt gekozen krijg je een volgende scherm.

5. Vul in ieder geval de verplichte velden in.

6. Het is mogelijk om meerdere data in te vullen, waardoor de activiteit op meerdere dagen wordt aangemaakt.

7. klik op opslaan en de regel/declaratie wordt aangemaakt wordt aangemaakt.

Tabblad Periodiek

Algemeen Periodiek

In de licentie is in te stellen dat personen op basis van een salarisschaal of groep een periodieke vergoeding kunnen ontvangen. In het tabblad periodiek worden deze periodieke vergoedingen weergegeven. Vergoedingen instellingen - Periodieke vergoedingen