Cycli: Inschrijvingen (VP)

Algemeen

Het tabblad Inschrijvingen biedt de mogelijkheid om wachtrijen te beheren op momenten in desbetreffende cycli. Hiermee is het mogelijk om deelnemers in te (laten) schrijven voor bepaalde momenten of leergangen.

Een totaaloverzicht van alle wachtrijen in de licentie is gemakkelijk op te halen door de hoogste cyclus te selecteren en het tabblad Inschrijvingen te openen. Door op het oogje te klikken, zal de gebruiker naar desbetreffende wachtrij van een cyclus worden doorverwezen.

Open

Een totaaloverzicht van wachtrijen in de licentie

Wachtrij aanmaken en beheren

De wachtrij kan gemakkelijk middels het +'je rechtsboven in het tabblad worden aangemaakt. Vervolgens zal een pop-upscherm openen waarin de instellingen van de wachtrij bepaald kunnen worden. In de volgende stap kunnen de momenten gekozen worden waarvoor de wachtrij is bedoeld. Hier zal alleen een lijst met momenten worden getoond, waarbij de begindatum na vandaag ligt. Alleen momenten die nog plaats moeten vinden kunnen aan een wachtrij worden gekoppeld. Indien er gebruik gemaakt wordt van opdrachtgevers, zal er een derde stap bijkomen.

De volgende variabelen zijn instelbaar per wachtrij en worden uitgebreid toegelicht in de alinea hieronder.

Open, Concept en Gesloten

De status van een wachtrij kent drie varianten: Open, Concept en Gesloten.
Concept wachtrijen zijn niet zichtbaar voor deelnemers en kunnen nog volledig aangepast worden.
Open wachtrijen zijn in te zien voor (potentiele) deelnemers en zij kunnen zich hiervoor inschrijven.

Gesloten wachtrijen zijn niet zichtbaar voor deelnemers waardoor hier niet op ingeschreven kan worden. Bovendien zijn deze wachtrijen niet aanpasbaar.

Wachtrij met groepen

Een groepenselectie op een wachtrij heeft als gevolg dat iedereen in deze groepen zich kan inschrijven voor de wachtrij. Personen die niet in één van de geselecteerde groepen zitten, zien deze wachtrij dus ook niet.

Wachtrij met opdrachtgevers

Een opdrachtgevermap heeft altijd één managermap en minstens één cursistenmap. In de managermap zitten personen die de personen uit de cursistenmap(pen) kunnen inschrijven voor momenten.

Categorieën en gebruiksvriendelijkheid

Op de pagina VMS - Tabellen (VP) is het mogelijk voor de gemachtigde(n) om categorieën aan te maken en hieraan plaatjes te koppelen. Deze lijst met mogelijke categorieën is vervolgens instelbaar op de wachtrij, welke vervolgens wordt getoond aan de gebruiker. Deze functie maakt de wachtrijen onderscheidend van elkaar. Zie ook onderstaand filmpje met een greep uit de lijst van mogelijke categorieën.

Open

Beheer op categorieën

De kracht van sjabloonmomenten

Innovatieve functionaliteit

Door middel van sjabloonmomenten is het mogelijk voor het VeiligheidsPaspoort om te weten of wachtrijen duplicaten zijn. Als in de cyclus drie momenten bestaan, die elk hetzelfde sjabloonmoment als basis hebben, en voor elk van deze momenten wordt een aparte wachtrij aangemaakt dan zal bij inschrijving op één van deze momenten de overige twee momenten verdwijnen.

1. De EHBO-cursus wordt in 2024 vijf keer aangeboden. Doordat deze momenten hetzelfde sjabloonmoment als basis hebben en in dezelfde cyclus vallen, zal bij inschrijving op één van deze vijf momenten de overige vier niet meer worden getoond aan de gebruiker. Dit houdt de gebruiker zijn overzicht met mogelijke momenten om voor in te schrijven schoon.

Meerdere wachtrijen tegelijkertijd aanmaken

Door de instelling Losse wachtrij aanmaken per moment aan te zetten, worden meerdere wachtrijen aangemaakt van de selectie momenten in de laatste stap van de pop-up. Bij de keuze om dit niet te doen worden de momenten gebundeld tot één wachtrij waarbij

een cursist zich dus inschrijft voor alle momenten en niet voor een los moment.

Deze wachtrijen krijgen dezelfde naam als de originele wachtrij, maar met een cijfer erachter.

Meerdere wachtrijen in één keer kunnen bewerken

Wanneer er meerdere wachtrijen zijn in een cyclus dan kunnen deze in bulk worden bewerkt.

Vervolgens opent er een wizard waarin een selectie kan worden gemaakt van de aan te passen cycli, in de tweede stap kunnen de gewenste wijzigingen worden ingesteld.

Inschrijven voor wachtrijen

Zodra de wachtrij openstaat (Status: Open) zijn er meerdere manieren om deelnemers in een wachtrij te plaatsen. De gebruikers kunnen zichzelf inschrijven, de planner/cyclus admin mag deelnemers direct toevoegen en mogelijk mag de manager ook zijn cursisten inschrijven (opdrachtgever).

Weergave van wachtrijen en inschrijvingen binnen cyclus

Onder het tabblad Inschrijvingen kan middels een schuif-knop worden bepaald of de wachtrijen of de inschrijvingen op deze wachtrijen moeten worden getoond.

Gebruikers schrijven zichzelf in

Op de pagina Inschrijvingen in de module Mijn Gegevens kunnen gebruikers het overzicht met mogelijke momenten zien waarbij zij zichzelf kunnen inschrijven.

Planners schrijven deelnemers in

Indien de gebruiker voldoende recht heeft op de cyclus en het tabblad Inschrijvingen, zal hij de wachtrijen mogen bekijken en bewerken. Per wachtrij kunnen op dit tabblad personen worden toegevoegd aan de wachtrij. De beperking op groepen en opdrachtgevers is op dit scherm nog altijd van toepassing.

Managers schrijven cursisten in

Indien de wachtrij is opgezet op basis van opdrachtgevers zijn de personen in de manager groep gemachtigd om personen uit de cursisten map in te schrijven voor een wachtrij.

Op de nieuwe pagina Inschrijvingen beheer (VP) in de module VMS kunnen managers hun cursisten in schrijven.